WhatsApp Business birden fazla kişi kullanabilir mi? Ekip için ortak gelen kutusu

WhatsApp Business birden fazla kişi tarafından kullanılabilir mi? Mağazanız büyüdükçe bu soru kaçınılmaz hale gelir. Başta her şey kolaydır: mağazanın WhatsApp numarası sizin telefonunuzdadır, gelen mesajlara siz cevap verirsiniz. Sonra sipariş sayısı artar, bir yardımcı alırsınız, depo ve müşteri hizmetleri ayrılır. Ama WhatsApp hâlâ tek bir telefonda durur. O telefon sessizdeyse, şarjı bitmişse ya da siz izindeyseniz müşteri mesajları cevapsız kalır. Bu yazıda WhatsApp Business uygulamasının ekip kullanımındaki sınırlarını, aynı numarayı nasıl koruyacağınızı ve ekip için WhatsApp ortak gelen kutusunun neden işleri kolaylaştırdığını anlatıyoruz.

Kısa cevap: evet, ama sınırlı

WhatsApp Business uygulaması, aynı hesabı birden fazla cihazda kullanmanıza izin verir. WhatsApp Yardım Merkezi'ne göre WhatsApp Business hesabınızı bir ana telefon ve en fazla dört bağlı cihazda aynı anda kullanabilirsiniz. Bağlı cihaz; bir bilgisayardaki WhatsApp Web ya da masaüstü uygulaması, bir tablet veya ikinci bir telefon olabilir.

Yani teoride beş kişi aynı WhatsApp numarasından müşterilere cevap verebilir. Pratikte ise iş büyüdükçe bu düzenin sınırları hızla ortaya çıkar.

WhatsApp Business bağlı cihazlar nasıl çalışır?

Bağlı cihaz özelliğinin temel kuralları şöyle:

• Ana telefon şart. Hesap bir telefonda kayıtlıdır ve yeni cihazlar bu telefondan QR kod okutularak ya da telefon numarasıyla bağlanır.
• Ana telefon her an açık olmak zorunda değil. Bağlı cihazlar, ana telefon internete bağlı olmasa da çalışmaya devam eder.
• Ama ana telefon uzun süre kullanılmazsa bağlantı kopar. WhatsApp Yardım Merkezi'ne göre ana telefon 14 günden uzun süre kullanılmazsa bağlı cihazların oturumu kapanır.
• Sınır dört bağlı cihaz. Beşinci bir çalışanı eklemek istediğinizde birini çıkarmanız gerekir.

Ekip olarak WhatsApp Business kullanırken yaşanan sorunlar

Bağlı cihazlar küçük ekipler için iş görür. Ancak müşteri mesajları arttıkça şu sorunlar tanıdık gelmeye başlar:

Aynı müşteriye iki kişi cevap veriyor, ya da kimse vermiyor

Bağlı cihazlarda herkes aynı sohbet listesini görür. Bir çalışan mesajı açıp okuduğunda mesaj diğerleri için de okunmuş görünür. "Arkadaşım baktı herhalde" diye düşünülen mesaj saatlerce cevapsız kalabilir. Tersi de olur: iki kişi aynı anda aynı müşteriye farklı cevaplar yazar.

Cevap bekleyen mesaj kalabalıkta kayboluyor

WhatsApp uygulaması arkadaşlarla yazışmak için tasarlanmıştır. Sohbetler en son mesaja göre sıralanır. Yoğun bir kampanya gününde yüzlerce sohbet arasında cevap bekleyenleri ayırt etmek zorlaşır.

Kişisel ve iş mesajları iç içe

Ana telefon çoğu zaman mağaza sahibinin kendi telefonudur. Bu telefon hem aile sohbetlerini hem müşteri mesajlarını taşır. Çalışan değiştiğinde ya da bir cihaz kaybolduğunda kimin neye eriştiğini kontrol etmek zordur.

Aynı sorulara aynı cevaplar tekrar tekrar yazılıyor

"Kargom nerede?", "İade nasıl yapılır?", "Bu ürünün bedeni kalıp mı?" Her gün aynı soruları elle cevaplamak ekibin zamanını yer.

Otomatik mesajlar sınırlı

WhatsApp Business uygulamasında karşılama ve uzakta mesajı gibi temel otomatik mesajlar vardır. Ama sipariş geldiğinde, kargo yola çıktığında ya da sepet yarım kaldığında müşteriye kendiliğinden mesaj göndermek uygulamanın işi değildir.

Ortak gelen kutusu nedir, neden gerekir?

WhatsApp ortak gelen kutusu, mağazanızın WhatsApp numarasına gelen tüm mesajların tek bir panelde toplandığı ve ekibinizin birlikte cevap verdiği bir çalışma alanıdır. Telefon uygulamasından farkı, müşteri hizmetleri için tasarlanmış olmasıdır:

• Cevap bekleyenler ayrı görünür. Okunmamış ve cevap bekleyen mesajlar diğerlerinden ayrılır, hiçbir müşteri unutulmaz.
• Cihaz sınırına takılmazsınız. Ekip panele bilgisayardan, mobil uygulamadan ya da tabletten girer.
• Hazır cevaplar hızlandırır. Sık sorulan sorular tek tuşla cevaplanır.
• Otomatik mesajlarla birlikte çalışır. Sipariş ve kargo bildirimleri kendiliğinden gider, müşteri cevap yazarsa bu cevap gelen kutusuna düşer.

Aynı WhatsApp numarasını korumak neden önemli?

Ekip için yeni bir sisteme geçerken mağaza sahiplerinin en büyük endişesi numaralarını kaybetmektir. Bu endişe haklı: WhatsApp numaranız sitenizde, sosyal medya hesaplarınızda, kargo paketlerinizde ve müşterilerinizin rehberinde yazılıdır. Yıllardır biriktirdiğiniz sohbet geçmişi de o numaraya bağlıdır.

Doğru kurulmuş bir ortak gelen kutusunda numara değişmez. Müşterileriniz size bugün yazdıkları numaradan yazmaya devam eder, farkı bile anlamaz. Uplix'te mevcut WhatsApp numaranız resmi WhatsApp altyapısına bağlanır ve isterseniz telefonunuzdaki WhatsApp Business uygulamasından yazmaya da devam edersiniz. Telefonunuzdan yazdığınız mesajlar panelde de görünür. Böylece ekibiniz panelden çalışırken siz yoldayken telefonunuzdan cevap verebilirsiniz.

Uplix WhatsApp ortak gelen kutusu

Uplix WhatsApp Merkezi içinde gelen ortak gelen kutusu, mağazanızın WhatsApp'ını tek telefondan kurtarır:

• Tek numara, tüm ekip: Ekibiniz mağazanın hesabıyla panele girer ve aynı numaraya gelen tüm mesajları birlikte görür, birlikte cevaplar.
• Bilgisayardan ve cepten: Panelden ya da mobil uygulamadan cevap verirsiniz. Depoda, ofiste ya da yolda fark etmez.
• Cevap bekleyen gözden kaçmaz: Hangi mesajın cevaplandığı, hangisinin beklediği açıkça görünür.
• Hazır cevaplar: Sık gelen soruları saniyeler içinde yanıtlarsınız.
• Fotoğraf, video ve belge: Müşteriye ürün fotoğrafı ya da fatura gönderir, müşterinin gönderdiklerini panelde görürsünüz.
• Karşılama ve mesai dışı mesajı: Müşteri yazınca otomatik karşılama, mesai dışında nazik bir "döneceğiz" mesajı gider.

Ortak gelen kutusu tek başına bir özellik değil, WhatsApp Merkezi'nin kalbidir. Aynı panelden sipariş ve kargo bildirimleri, kapıda ödeme onayı, sepet hatırlatma, kampanyalar ve daha fazlasını yönetirsiniz. Müşteri bu mesajlardan birine cevap yazdığında cevap doğrudan ortak gelen kutusuna düşer. WhatsApp Merkezi ikas, Ticimax, T-Soft, IdeaSoft ve Shopify mağazalarıyla çalışır ve kurulumu ekibimiz yapar.

Ekip kullanımıyla ilgili daha fazla ayrıntı için WhatsApp ortak gelen kutusu sayfasına, paket seçenekleri için WhatsApp fiyatları sayfasına göz atabilirsiniz.

Ekip olarak WhatsApp'tan iyi müşteri hizmeti vermenin kuralları

Araç ne olursa olsun, ekibin birlikte çalışması için birkaç basit kural belirlemek işleri çok kolaylaştırır:

1. Mesai saatlerini netleştirin. Hangi saatlerde kimin gelen kutusuna bakacağını belirleyin. Mesai dışında gelen mesajlara otomatik bir "döneceğiz" mesajı gitsin ki müşteri beklediğini bilsin.
2. Tek bir dil kullanın. Ekipteki herkes aynı hitap şeklini ve aynı tonu kullansın. Hazır cevaplar bu tutarlılığı kendiliğinden sağlar.
3. Cevap süresine hedef koyun. Müşteri WhatsApp'tan yazdığında hızlı cevap bekler. Mesai içinde gelen mesajlar için kendinize makul bir hedef belirleyin ve cevap bekleyen listesini gün içinde birkaç kez sıfırlayın.
4. İç notları sohbete yazmayın. Ekip arasındaki konuşmaları müşteriyle yazışılan sohbette değil, kendi iç kanalınızda yapın.
5. Sık soruları toplayın. Her hafta en çok gelen soruları not edin. Bunlar hem hazır cevaplarınıza hem de ürün sayfalarınızdaki açıklamalara girmeli.

Hangi durumda hangi çözüm?

• Tek başınıza ya da iki kişi çalışıyorsanız ve günde birkaç düzine mesaj alıyorsanız WhatsApp Business uygulaması ve bağlı cihazlar yeterli olabilir.
• Ekibiniz dört cihazı aşıyorsa, mesajlar gözden kaçmaya başladıysa ya da sipariş ve kargo bildirimlerini de WhatsApp'tan göndermek istiyorsanız ortak gelen kutusu zamanınızı ve müşterinizi korur.
• Numaranızı değiştirmek istemiyorsanız mevcut numarayı bağlayan bir çözüm seçin. Yeni numara, yıllardır biriken müşteri güvenini sıfırlar.

Sonuç

WhatsApp Business uygulaması bir ana telefon ve dört bağlı cihazla küçük bir ekibe yetebilir. Ama mesaj sayısı arttıkça tek telefona bağlı bir sistem, cevapsız kalan müşteriler ve karışan sohbetler demektir. Ortak gelen kutusu, mağazanızın WhatsApp numarasını koruyarak ekibinizin her yerden birlikte çalışmasını sağlar. Müşteri aynı numaraya yazar, siz ekibinizle birlikte daha hızlı cevap verirsiniz.

Sık sorulanlar

WhatsApp Business kaç cihazda kullanılabilir?

WhatsApp Yardım Merkezi'ne göre WhatsApp Business hesabı bir ana telefon ve en fazla dört bağlı cihazda aynı anda kullanılabilir. Bağlı cihazlar bilgisayar, tablet ya da ikinci bir telefon olabilir.

WhatsApp Business iki telefonda aynı anda kullanılır mı?

Evet. İkinci telefonu bağlı cihaz olarak ekleyebilirsiniz. Ancak ana telefon 14 günden uzun süre kullanılmazsa bağlı cihazların oturumu kapanır.

Ortak gelen kutusuna geçince WhatsApp numaram değişir mi?

Hayır. Uplix'te mağazanızın bugün kullandığı WhatsApp numarası bağlanır. Müşterileriniz aynı numaraya yazmaya devam eder, isterseniz telefonunuzdaki WhatsApp Business uygulamasını da kullanmayı sürdürürsünüz.

WhatsApp ortak gelen kutusuna telefondan girilebilir mi?

Evet. Uplix'in ortak gelen kutusuna bilgisayardan panel üzerinden ya da mobil uygulamadan girip müşteri mesajlarına cevap verebilirsiniz.

WhatsApp Web'i aynı anda birden fazla kişi açabilir mi?

Her bilgisayardaki WhatsApp Web oturumu bir bağlı cihaz sayılır. Dört bağlı cihaz sınırı içinde kalarak birkaç bilgisayarda aynı anda açık tutabilirsiniz; daha büyük ekipler için ortak gelen kutusu daha uygun bir çözümdür.